Un fapt interesant deși de așteptat este că în România, căutările pe Google din ultima săptămână pentru termenii ‘munca la domiciliu’ , ‘lucru de acasă’ sau ‘telemunca’ au înregistrat creșteri de peste 500% față de alte perioade. În mod similar, căutările expresiei "munca de acasă coronavirus" au crescut doar în ultima săptămână cu +1750% , procente deloc de neglijat, am putea spune.

În contextul creșterii interesului față de munca de acasă, cauzata de Coronavirus, în mod benevol sau nevoiți de împrejurări, companiile trebuie să găsească soluții fiabile de comunicare, atât între membrii companiei cât și cu partenerii externi, chiar dacă acest lucru vine în contradicție cu culturile organizaționale bazate pe comanda centralizată, monitorizare atentă, cu multe trepte de decizie și cu teamă de eroare. Activitatea profesională la distanță înseamnă interacțiune autoasumată și totodată autonomie, într-un mediu organizațional care presupune adaptare, inovare, dăruire, grija față de echipă și față de toți colegii. Toate acestea reprezintă de fapt atributele companiilor cu organizare eficientă. Adaptarea la noi condiții este legea supraviețuirii.

Totodată, rolul liderului este de a furniza strategia de lucru și de a o menține vie prin echipa sa, acordând susținere și suport ca ei să se dezvolte într-un mediu prietenos, care să permită inovarea și creșterea business-ului său.

În primul rand, este important să facem zilnic videocall–uri prin contactarea tuturor membrilor echipei pentru a nu se simți separați de restul grupului, dar și pentru menținerea unui ritm sănătos de lucru și pentru a nu ne pierde motivația. În astfel de vremuri este fundamental ca membrii companiei să țină legătura și să existe un sistem centralizat de comunicare.

Cum o facem? Nimic mai simplu. Tot ce avem nevoie este acces la internet și un laptop funcțional. Acum există numeroase platforme de videoconferință fiabile și gratuite, menite să sfideze distanțele. Atât videocall-urile cât și convorbirile telefonice este recomandat să aiba loc la ore planificate dinainte, însă pot fi și aleatorii, în funcție de urgență sau de importanța clarificării unui anumit subiect.

Ce se comunică? Orice ne poate ajuta în buna desfășurare a activității. Subiectele fierbinți pot necesita un timp mai îndelungat, deci mai multe videocall-uri sau unul singur mai prelungit, în funcție de complexitate și se pot referi la : trasarea de noi sarcini , rezolvarea unui impas, găsirea soluțiilor pentru impedimente neprevăzute, brainstorming și alte asemenea. În cadrul videocall-urilor zilnice pot avea loc discuții legate de feedback, analiza unei situații sau planificare – ca exemplu, lunea la ora 10.00 ne vedem pentru a stabili ce facem în săptămână care tocmai a început, urmând ca vineri la ora 17.00 să ne vedem pentru o retrospectiva a săptămânii care s-a scurs. Prin asta, ca antreprenori, dobandim imaginea clară a tuturor activităților necesare , ne asigurăm că ele au fost distribuite în mod egal tuturor și totodată , când tragem linie la sfârșitul săptămanii obținem radiografia ultimelor 5 zile lucrătoare.

În afară de toate acestea, în condițiile actuale în care trăim, cu toată presiunea mediatică negativă gen fake-news și cu sentimentele negative implicite pe care le simțim in aceasta perioadă, este cu atât mai important să avem câteva întrebări cheie, prezente în fiecare dialog, cu valență personală , care transmit suportul nostru : "Cum te simți ? Ești ok? Te putem ajuta cu ceva?" Vom face astfel dovada că suntem o echipă și că ne pasa unii de alții. La fel de important este ca pe cât posibil, să se mențină și să se încurajeze obiceiurile de la locul de muncă, conversațiile pe teme personale acolo unde oamenii au descoperit afinități reciproce și orice activitate din trecut care aducea cu sine bonding-ul echipei.

O parte frumoasa? Aceste dialoguri pot avea loc având aproape ceașca fierbinte de cafea, paharul, ființa draga, într-un loc preferat din casă și preferabil liniștit.

Rețeta unei comunicări eficiente? Nu credem că există rețeta perfectă, însă experiența ne-a arătat că următoarele reguli ar fi de ajutor:

-claritate în exprimare. Este dovedit faptul că o exprimare concisă și în mai puține cuvinte este mult mai apreciată și mai bine asimilată de interlocutor.

-ascultare activă. Toți membrii echipei doresc să fie apreciați și ascultați. Că să le venim în inttampinare, suntem atenți la ce au de spus și oferim feedback.

-crearea ideii de mici comunități. Creați grupuri de socializare online pentru a vă transmite diverse mesaje în timpul liber, sărbătoriți sau felicitați membrii echipei când este cazul.

- ușa deschisă. Se încurajează ca liderul companiei să își arate disponibilitatea și interesul în cazul în care unul dintre aceștia are o problemă de natură profesională sau are o idee care poate ajuta compania într-un moment de impas.

Este la fel de important să nu cădem în extrema celalaltă. Prea multă planificare nu este recomandata, ci mai degrabă "văzând și făcând", axându-ne pe cerințe minime și mai ușor realizabile, pentru ca lucrurile să avanseze, chiar dacă nu cu aceeași viteză ca atunci când lucrul era offline - așa cum de altfel ne-am obișnuit – mai încet dar cel puțin la fel de sigur ca în offline. Cu toate acestea, trebuie să acceptăm că interacțiunea offline nu poate fi înlocuită definitiv.

Eficiența organizațională presupune modele flexibile cu răspuns și efect rapid în piață. Din fericire, aceasta nu presupune să facem un nou șablon de sisteme, procese, structuri, sisteme și instrumente, ci o mica filozofie la locul de munca din care ne obținem existența și validările de sine în orice moment al vieții profesionale și indiferent de contextul social-politico-economic.

Așadar, ca efect al vremurilor în care trăim, managementul se desparte încet și sigur de modul clasic de exprimare. Nu știm cât de greu sau de ușor ne va fi ca după episoade importante de gestionat afacerea și de lucrat de acasă să ne reîntoarcem integral la vechile practici "offline" ca și când nimic nu s-ar fi întâmplat. Într-un fel sau altul, în astfel de vremuri avem multe lecții de învățat din experiența lucrului de acasă și din conducerea afacerilor cu aceasta amprentă.

Să privim totuși partea plină a paharului: acum avem mai mult timp pentru introspecție, învățare, clarviziune și reconfigurare de business.